Privatliv i Vandglad.dk - sådan beskytter vi dig og dine oplysninger.
I Vandglad.dk behandler vi personoplysninger, og vi har derfor vedtaget nedenstående privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Vandglad.dk er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen og GDPR (The General Data Protection Regulation).
Har du spørgsmål i forhold til privatliv og GDPR (The General Data Protection Regulation) i Vandglad.dk kan formanden kontaktes på info@vandglad.dk
Privatlivspolitik
Politik vedrørende privatliv i Vandglad.dk
Vandglad.dk’s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Vandglad.dk er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Heide Frost Ibsen
CVR: 28634536
Mail: info@vandglad.dk
Website: www.vandglad.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
- Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse fødselsdagsdato, telefonnummer og e-mailadresse
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. ved indhentelse af børneattest.
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursusdeltagelse.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
- Som led i forbindelse med stævner, træningslejre, sociale arrangementer m.m.
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser m.m.
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter herunder stævner, træningslejre m.m.
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til Dansk Svømmeunion, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode, på op til tre år, efter din udmeldelse af foreningen (lovkrav)
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse til relevante idrætsorganisationer fx Dansk Svømmeunion og DGI.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du fx. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
___________________________________________________________________________________________
Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Vandglad.dk
Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende kontaktpersoner har ansvaret for databeskyttelsen i Vandglad.dk.
| Formand | ||
| Navn: Kathrine Thalund | ||
| Mailadresse: info@vandglad.dk |
Hvad er formålene med behandlingen?
- Varetagelse af medlems-forhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder og generalforsamlinger.
- Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved stævneadministration til idrætsorganisationer
- Indhentelse af børneattester
- Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
- Navn
- Køn
- Fødselsdagsdato
- Adresse
- Mailadresse
- Telefonnummer
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold
Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
- Medlemmer
- Ledere
- Trænere
- Frivillige
Hvem videregives oplysningerne til?
- Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI, Dansk Svømmeunion og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
- Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger
Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
- Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere
opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
- Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
- CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
- Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke.
Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet. Vi dokumenterer alle brud ved at logge alle uregelmæssigheder.
Vores IT-system kan følgende:
- Foretage automatisk sletning
- Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data
Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:
- At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
- At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
- At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.
___________________________________________________________________________________________
Procedure ved databrud
Procedure vedrørende brud på datasikkerheden i Vandglad.dk
Generelt omkring databrud
Vandglad.dk har pligt til at underrette den nationale persondatamyndighed (i Danmark Datatilsynet), hvis der forekommer et brud på datasikkerheden. Det kan f.eks. være, hvis persondata bliver tilgængelig for andre end de medarbejdere, virksomheden har givet lov til at bearbejde de pågældende persondata.
Sker der et brud, har den dataansvarlige, pligt til at underrette Datatilsynet inden 72 timer efter bruddet på sikkerheden. En databehandler har pligt til at underrette den dataansvarlige om databrud, uden ugrundet ophold.
En underretning skal som minimum indeholde:
- En beskrivelse af databruddet, samt hvor mange personer der er berørt, og hvor meget data der er omfattet
- Kontaktinformationer på en kontaktperson i klubben
- En beskrivelse af mulige konsekvenser ved databruddet
- En beskrivelse af de handlinger, virksomheden planlægger at foretage for at imødegå bruddet
I tilfælde hvor et brud resulterer i en risiko for indgreb i den registreredes rettigheder og frihed, skal den dataansvarlige underrette den registrerede person herom uden unødigt ophold. Denne underretning skal have samme indhold som den ovenfor, med undtagelse af antallet af berørte personer, og hvor meget data er omfattet.
Følgende kontaktpersoner har ansvaret for databeskyttelsen
Formand
Navn: Kathrine Thalund
Mailadresse: info@vandglad.dk
Følgende myndigheder skal kontaktes, hvis der sker databrud i Vandglad.dk
Polititet Datatilsynet
Telefonnummer: 1-1-4 Telefonnummer: 33 19 32 00
Mailadresse: dt@datatilsynet.dk
___________________________________________________________________________________________
Procedure ved indsigtsret
Procedure vedrørende indsigtsret i Vandglad.dk
Indsigtsret i Vandglad.dk
Fra den 25. maj 2018 har alle medarbejdere, medlemmer, frivillige m.fl. en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dem:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Vandglad.dk’s medlemmer, medarbejder, frivillige m.fl. kan gøre brug af deres rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende sig til os.
Modtager vi en underretning, skal vi indenfor max 72 timer kunne give personen svar på sin forespørgsel.
Følgende kontaktpersoner har ansvaret for henvendelser vedr. indsigtsret i Vandglad.dk:
Formand
Navn: Kathrine Thalund
Telefonnummer:
Mailadresse: info@vandglad.dk